IDENTIFIANTS LES SCOUTS

Ne prête pas tes identifiants Les Scouts : demande à ton animateur d'unité ou au 21 d'en créer pour la ou les personnes concernées. Et, de manière générale, n'utilise pas le même mot de passe partout et pense à le changer régulièrement.

MAILS GROUPÉS

Mets tous les destinataires en copie cachée (Cci). De cette manière, tu évites de communiquer toutes les adresses à tous les destinataires.

SITE D'UNITÉ

Crée des adresses mail génériques pour la section (exemple : louveteauxNO001@...) ou n'indique sur le site que les coordonnées de l'animateur d'unité.

La base légale concernant les données personnelles est la loi du 8 décembre 1992 sur la protection de la vie privée, ainsi que le Règlement UE 2016/679 mis en application depuis le 25 mai 2018 (RGPD/GDPR).

• Les données à caractère personnel sont traitées de manière licite, loyale et transparente vis-à-vis de la personne concernée.
• Les données sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et limitées à ce qui est nécessaire au regard des activités de notre mouvement.
• La fédération des Scouts prend toutes les mesures pour que ces données soient exactes, adéquates et pertinentes. Si elles sont inexactes, elles seront effacées ou rectifiées sans tarder. Pour supprimer ou rectifier des données, contacter la fédération (02.508.12.00 ou lesscouts@lesscouts.be).
• Les données sont conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée nécessaire au regard des finalités de notre mouvement.
• Les données personnelles sont confidentielles.

CONCRÈTEMENT 

• Tu peux utiliser le listing de ta section pour envoyer les carnets de camp, mais pas pour envoyer de la publicité pour tes services de babysitting.
• Lorsque tu arrêtes l’animation, tu supprimes les données récoltées pour ta mission.
• Tu ne peux pas diffuser les données à d’autres personnes ou organisations.

Tu as peut-être déjà eu des contacts avec les autorités de la commune sur laquelle se déroulera ton camp. Bien que nous ayons à cœur de leur permettre de s’organiser au mieux pour accueillir nos groupes dans les meilleures conditions, il convient toutefois d'être attentif à ce qu'elles demandent. En effet, en tant qu'animateur, tu es dépositaire des données privées de tes scouts, tu dois donc être attentif à ne pas les diffuser n'importe comment. 

AVANT LE CAMP

Vers le mois de juin, la fédération envoie un courrier à toutes les communes qui accueillent des camps durant l'été. Dans celui-ci, nous précisons pour chaque camp : l'unité dont est issue la section, le nombre de scouts prévus sur le camp, leur tranche d'âge, l'adresse complète du lieu de camp ainsi que les nom, prénom, adresse mail et GSM de l'animateur responsable.

Ce courrier permet aux autorités communales de préparer au mieux l'arrivée des groupes et d'anticiper les éventuels besoins, notamment en terme de planification d'urgence.

Il est toutefois possible que la commune te demande en plus de lui fournir la liste de tes scouts avec leurs noms, prénoms et date de naissance. Au regard de la réglementation générale en matière de données privées (RGPD), tu ne dois (et ne peux) pas leur fournir ces informations. Au mieux, tu peux leur transmettre une liste de prénoms et la tranche d'âge.

Tu peux également leur proposer de leur remettre une telle liste sous pli scellé qui ne pourra être ouverte qu'en cas exceptionnel de déclenchement d'un plan d'urgence.

DURANT LE CAMP

En cas d'incident qui nécessiterait l'évacuation rapide, il est indispensable de savoir en permanence combien de personnes se trouvent au camp. Pour cette raison, toi et ton staff êtes tenus d'avoir une liste à jour des scouts, animateurs et intendants présents sur le camp. Pour que celle-ci soit réellement fiable en cas de problème, assure-toi qu'elle tient compte des éventuels départs anticipés, du turnover des intendants, etc.

En outre, veille à ce que chacun de tes scouts soit en mesure de renseigner le mouvement et le nom du groupe dont ils viennent, ainsi que la localisation de l'endroit de camp. En effet, dans le cas où l'un de tes scouts se perd, il doit pouvoir se faire aider facilement. Si certains ont des difficultés à s'en rappeler, pourquoi ne pas organiser un petit atelier bricolage et réaliser un joli pense-bête à accrocher au foulard, ou une petite carte avec le nom de la section, l'adresse du camp et le numéro de téléphone des animateurs ? 

APRÈS LE CAMP 

Une fois le camp terminé, n'oublie pas de bien détruire les listes contenant ces données personnelles. Au feu ou à la déchiqueteuse, tout est bon pourvu que cette liste ne puisse pas tomber entre des mains indélicates ! 

En cas de problème avec une commune trop insistante, n'hésite pas à nous contacter ou à la renvoyer vers la fédération :
relex@lesscouts.be. 

LES FICHES MÉDICALES

Les fiches médicales contiennent des données dites sensibles relatives à des mineurs. Ces données doivent transiter via des canaux sécurisés. La fiche médicale doit être signée par le ou les représentants légaux.

Nous conseillons de ne pas utiliser les Google Forms (ou solutions du même type) dans leur version gratuite. La version payante offrirait par contre des garanties de sécurisation des données qui seraient acceptables. En outre, la fiche médicale doit être signée par les deux représentants légaux de l'enfant. Or, un formulaire en ligne ne permet pas d'authentifier l'identité d'une personne.

Une autre solution serait d'envoyer la fiche médicale aux parents, qu'ils la signent tous les deux et qu'ils te la renvoient par mail. Pour signer la fiche médicale, ils devront l'imprimer et la scanner. De plus, les animateurs partent généralement au camp avec une version papier des fiches médicales pour être sûrs d'avoir les informations disponibles si nécessaire. Bref, tu l'auras compris, il n'y a pas encore de solution écologique…

DROIT À L’IMAGE

Ce passage, disponible sur notre page Photos et droit à l'image, est assez clair :

« Le principe du droit à l'image est simple : il faut obtenir la permission de la personne apparaissant sur les photos, et dans le cas de mineurs, de leurs parents. Libre aux parents de refuser que leurs enfants soient pris en photo ou que les photos soient placées sur le site de l'unité, diffusées lors d'un souper ou via les réseaux sociaux. »

Il est donc préférable d'expliquer aux parents dans quel cadre leur enfant peut être pris en photo, l'utilisation que l'on souhaite faire des images et les moyens de diffusion que l'unité ou la section utilise.

AUTORISATION DE DIFFUSION

Tu peux formaliser l'accord des parents en leur faisant signer une autorisation de diffusion des photos de leur(s) enfant(s). Cet accord ne vous donne pas tous les droits sur les images : il faudra retirer les photos publiées dès qu'une personne en fait la demande.
Lors de l'inscription, certains membres (parents ou bénévoles) ont peut-être déjà marqué leur désaccord. A toi de trouver un moyen de gérer cette demande. ;-)

MISE À DISPOSITION DES PHOTOS

L'unité dispose-t-elle d'un site web ?

• Si oui, existe-t-il un accès sécurisé afin que toute l'information diffusée sur le site ne soit pas publique ? Si oui, super, tu sais où poster tes photos !
• Si non, un stockage en ligne est souvent utilisé. De la même manière, l'accès aux photos doit se faire avec login et mot de passe.