La vie privée dans ton unité

Tu es amené à récolter, stocker et utiliser des données personnelles sur tes scouts (prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de GSM, mail, etc.). Retrouve sur cette page toutes les infos pour gérer de manière responsable ces précieuses données, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).

Quelques conseils

Grands principes

Spécial camp

Tu as peut-être déjà eu des contacts avec les autorités de la commune sur laquelle se déroulera ton camp. Bien que nous ayons à cœur de leur permettre de s’organiser au mieux pour accueillir nos groupes dans les meilleures conditions, il convient toutefois d'être attentif à ce qu'elles demandent. En effet, en tant qu'animateur, tu es dépositaire des données privées de tes scouts, tu dois donc être attentif à ne pas les diffuser n'importe comment.

AVANT LE CAMP

Vers le mois de juin, la fédération envoie un courrier à toutes les communes qui accueillent des camps durant l'été. Dans celui-ci, nous précisons pour chaque camp : l'unité dont est issue la section, le nombre de scouts prévus sur le camp, leur tranche d'âge, l'adresse complète du lieu de camp ainsi que les nom, prénom, adresse mail et GSM de l'animateur responsable.

Ce courrier permet aux autorités communales de préparer au mieux l'arrivée des groupes et d'anticiper les éventuels besoins, notamment en terme de planification d'urgence.

Il est toutefois possible que la commune te demande en plus de lui fournir la liste de tes scouts avec leurs noms, prénoms et date de naissance. Au regard de la réglementation générale en matière de données privées (RGPD), tu ne dois (et ne peux) pas leur fournir ces informations. Au mieux, tu peux leur transmettre une liste de prénoms et la tranche d'âge.

Tu peux également leur proposer de leur remettre une telle liste sous pli scellé qui ne pourra être ouverte qu'en cas exceptionnel de déclenchement d'un plan d'urgence.

DURANT LE CAMP

En cas d'incident qui nécessiterait l'évacuation rapide, il est indispensable de savoir en permanence combien de personnes se trouvent au camp. Pour cette raison, toi et ton staff êtes tenus d'avoir une liste à jour des scouts, animateurs et intendants présents sur le camp. Pour que celle-ci soit réellement fiable en cas de problème, assure-toi qu'elle tient compte des éventuels départs anticipés, du turnover des intendants, etc.

En outre, veille à ce que chacun de tes scouts soit en mesure de renseigner le mouvement et le nom du groupe dont ils viennent, ainsi que la localisation de l'endroit de camp. En effet, dans le cas où l'un de tes scouts se perd, il doit pouvoir se faire aider facilement. Si certains ont des difficultés à s'en rappeler, pourquoi ne pas organiser un petit atelier bricolage et réaliser un joli pense-bête à accrocher au foulard, ou une petite carte avec le nom de la section, l'adresse du camp et le numéro de téléphone des animateurs ?

APRÈS LE CAMP

Une fois le camp terminé, n'oublie pas de bien détruire les listes contenant ces données personnelles. Au feu ou à la déchiqueteuse, tout est bon pourvu que cette liste ne puisse pas tomber entre des mains indélicates !

En cas de problème avec une commune trop insistante, n'hésite pas à nous contacter ou à la renvoyer vers la fédération :
relex@lesscouts.be.

Questions fréquentes

LES FICHES MÉDICALES

Les fiches médicales contiennent des données dites sensibles relatives à des mineurs. Ces données doivent transiter via des canaux sécurisés. La fiche médicale doit être signée par le ou les représentants légaux.

Nous conseillons de ne pas utiliser les Google Forms (ou solutions du même type) dans leur version gratuite. La version payante offrirait par contre des garanties de sécurisation des données qui seraient acceptables. En outre, la fiche médicale doit être signée par les deux représentants légaux de l'enfant. Or, un formulaire en ligne ne permet pas d'authentifier l'identité d'une personne.

Une autre solution serait d'envoyer la fiche médicale aux parents, qu'ils la signent tous les deux et qu'ils te la renvoient par mail. Pour signer la fiche médicale, ils devront l'imprimer et la scanner. De plus, les animateurs partent généralement au camp avec une version papier des fiches médicales pour être sûrs d'avoir les informations disponibles si nécessaire. Bref, tu l'auras compris, il n'y a pas encore de solution écologique…

DROIT À L’IMAGE

Ce passage, disponible sur notre page Photos et droit à l'image, est assez clair :

« Le principe du droit à l'image est simple : il faut obtenir la permission de la personne apparaissant sur les photos, et dans le cas de mineurs, de leurs parents. Libre aux parents de refuser que leurs enfants soient pris en photo ou que les photos soient placées sur le site de l'unité, diffusées lors d'un souper ou via les réseaux sociaux. »

Il est donc préférable d'expliquer aux parents dans quel cadre leur enfant peut être pris en photo, l'utilisation que l'on souhaite faire des images et les moyens de diffusion que l'unité ou la section utilise.

AUTORISATION DE DIFFUSION

Tu peux formaliser l'accord des parents en leur faisant signer une autorisation de diffusion des photos de leur(s) enfant(s). Cet accord ne vous donne pas tous les droits sur les images : il faudra retirer les photos publiées dès qu'une personne en fait la demande.
Lors de l'inscription, certains membres (parents ou bénévoles) ont peut-être déjà marqué leur désaccord. A toi de trouver un moyen de gérer cette demande. ;-)

MISE À DISPOSITION DES PHOTOS

L'unité dispose-t-elle d'un site web ?

Si oui, existe-t-il un accès sécurisé afin que toute l'information diffusée sur le site ne soit pas publique ? Si oui, super, tu sais où poster tes photos !
Si non, un stockage en ligne est souvent utilisé. De la même manière, l'accès aux photos doit se faire avec login et mot de passe.

Que dit le Code qualité de l'animation ?

Le Code qualité de l'animation récapitule les principes de base pour toute animation scoute. Les huit points qu’il contient sont des rappels de règles, pour la plupart extérieures au mouvement, auxquelles tu es soumis en permanence.

Le point 8 de ce code concerne l’utilisation des données personnelles et des photos des scouts.

Être prudent dans l’utilisation des coordonnées et des photos des scouts

« Par respect de leur vie privée, je n’utilise les coordonnées et les données personnelles des scouts que dans le cadre de ma mission d’animateur. En aucun cas, je ne les diffuse à des tiers.

Je veille à l’utilisation appropriée des photos prises dans le cadre d’activités scoutes. De préférence, je les diffuse via des espaces sécurisés et j’informe les parents. Je retire toute photo à la demande du scout ou de ses parents. »

Les documents indispensables

Tu trouveras dans la charte de protection des données personnelles notre politique en matière de protection des données.
La fiche d'inscription membre sert à récolter les adresses mail et postale du membre (ou de son tuteur légal s'il est mineur), afin, notamment, de l'informer sur les droits dont il dispose sur ses données.
La fiche santé individuelle sert à récolter les informations médicales utiles pour la gestion des soins de santé.